講師選びは何ヶ月前から始めればいい？

講演会やセミナーを企画するとき、「講師選びは何ヶ月前から始めればいいの？」と迷う方も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、講師選びは3～6ヶ月前から始めるのがおすすめです。

講師の窓口が過去に取り扱った数百件の講演案件を分析したところ、問い合わせから講演実施までの期間は、中央値で133日、約4.4ヶ月でした。

ただし、すべての講演が4ヶ月以上前から準備されているわけではありません。1～2ヶ月程度で講師が決まり、講演を実施するケースもあります。

この記事では、実際の案件データをもとに、講師選びから講演実施までにどのくらいの期間がかかっているのか、また、どのくらい前に講師を探し始めるのがよいのかを解説します。

実際の講演案件では「問い合わせから講演実施まで」中央値133日

講師の窓口では、これまで取り扱った講演案件について、

・お問い合わせをいただいた日

・講師が決まった日

・講演を実施した日

のそれぞれの期間を分析しました。

その結果、お問い合わせから講演実施までの期間は中央値で133日でした。

つまり、過去の案件を真ん中から見た場合、問い合わせから実際の講演まで約4ヶ月半かかっていることになります。

「中央値」とは？

ここでいう「中央値」とは、案件を期間の短い順から並べたとき、ちょうど真ん中に位置する値です。

例えば、短期間で実施する案件もあれば、半年以上前から準備する案件もあります。

そのため、単純な平均よりも「実際にはどのくらいの期間の案件が多いのか」を把握する目安として、今回は中央値を使用しています。

問い合わせから講演実施までの期間をデータで見ると？

2ヶ月前からでも講師を探すことはできる？

「講演会まで2ヶ月しかないのですが、今からでも講師を探せますか？」

このようなお問い合わせをいただくこともあります。

結論としては、2ヶ月前からでも講師を探すことは可能です。

実際、過去の案件を分析すると、問い合わせから講演実施までが2ヶ月以内だった案件は約20％ありました。

したがって、「2ヶ月前ではもう遅い」ということではありません。

ただし、講師によっては数ヶ月先までスケジュールが埋まっていることもあります。

特に、

・テレビなどで知名度の高い講師

・人気のある著名人

・スポーツ選手、元選手

・特定のテーマで人気の高い講師

・土日や特定の日程に開催する講演

などは、早めに確認した方が選択肢を広げやすくなります。

3ヶ月前なら、どのくらいの案件が実施されている？

過去の案件では、問い合わせから講演実施までが3ヶ月以内だったものは約33％でした。

つまり、全体の約3分の1は、3ヶ月以内に問い合わせから講演実施まで進んでいます。

そのため、一般的な企業研修やセミナー、講演会であれば、3ヶ月前は十分現実的なタイミングと言えるでしょう。

ただし、「絶対に3ヶ月前でなければいけない」という意味ではありません。

講演内容、開催日、講師の人気度、予算などによって必要な期間は大きく変わります。

6ヶ月前から講師を探すと安心

過去の案件では、問い合わせから講演実施までが6ヶ月以内だったものが約61％でした。

つまり、半数を超える案件が6ヶ月以内に実施されています。

一方で、半年以上前から準備している案件もかなりあります。

特に、

・大規模な講演会

・企業の周年行事

・自治体や団体のイベント

・有名講師を招く講演会

・大人数を対象とする研修

・開催日が決まっているイベント

などの場合は、6ヶ月程度の余裕を持って講師選びを始めると安心です。

1年前から講師を探すのは早すぎる？

「1年前から講師を探すのは早すぎるのでは？」

と思われるかもしれません。

しかし、過去の案件では、問い合わせから講演実施までが1年以内だったものが約98％でした。

もちろん、1年前から講師を決めなければならないという意味ではありません。

むしろ、開催日がかなり先の場合は、

「今の段階で講師候補を絞っておく」

という考え方もできます。

特に人気講師の場合は、開催日が決まった段階で早めにスケジュールを確認しておくことで、希望する講師を選びやすくなります。

「問い合わせから講師決定」まではどのくらいかかる？

今回の分析では、お問い合わせから講師決定までの期間は中央値で32日でした。

つまり、お問い合わせをいただいてから、講師を探し、条件を確認し、主催者側で検討して講師を決定するまでには、約1ヶ月程度かかるケースが一つの目安になります。

ただし、これも案件によって大きく異なります。

すでに希望する講師が決まっている場合は、比較的早く決まることもあります。

一方、

「どんな講師がいいのか分からない」

「予算に合う講師を何人か比較したい」

「参加者に喜ばれる講師を提案してほしい」

という場合は、候補者を探して比較検討する時間が必要になります。

講師決定から講演実施までは中央値85日

講師が決まってから講演実施までの期間は、中央値で85日でした。

約3ヶ月弱です。

これは、講師が決まった後にも、

・講演内容の確認

・講師との打ち合わせ

・会場の準備

・告知・集客

・参加者への案内

・当日の運営準備

・必要に応じた資料や機材の確認

など、さまざまな準備があるためです。

つまり、

「講師が決まれば終わり」ではなく、講師決定後にも講演会の準備期間が必要

ということです。

当社でいう「講師決定」と「成約」について

ここで、データ上の用語について少し補足します。

当社では案件管理上、主催者と講師の条件がまとまり、正式に案件が成立した時点を「成約」と呼んでいます。

この記事では、主催者の皆様に分かりやすくするため、基本的に「講師決定」という言葉を使用しています。

つまり、今回の記事でいう

問い合わせ → 講師決定 → 講演実施

という流れの「講師決定」は、当社の案件管理上では「成約」にあたるタイミングです。

主催者の立場から見ると、「成約」という言葉よりも「講師決定」の方が、講演会の準備の流れをイメージしやすいのではないでしょうか。

なぜ講師選びには時間がかかるの？

講師を選ぶだけなら、すぐに決まりそうに思うかもしれません。

しかし、実際には次のような条件を考える必要があります。

1．講演の目的を明確にする

「社員研修なのか」「安全大会なのか」「周年行事なのか」「地域イベントなのか」によって、適した講師は変わります。

2．参加者に合った講師を選ぶ

参加者の年齢、職種、人数、興味関心などによっても、講師との相性は変わります。

3．予算とのバランスを考える

希望する講師が予算内で呼べるとは限りません。

講師料だけでなく、交通費や宿泊費などが必要になる場合もあります。

4．講師のスケジュールを確認する

希望する講師が開催日に空いているとは限りません。

人気の講師ほど、早めの確認が必要になる場合があります。

5．主催者側で検討する時間が必要

候補講師を複数比較して、社内や関係者と相談して決定するケースもあります。

このため、「講師を探し始めてから講師が決まるまで」にも一定の時間が必要になります。

有名講師・人気講師を呼びたいなら、早めがおすすめ

特に注意したいのが、テレビなどで知名度の高い講師や、人気の高い講師を希望する場合です。

この場合、

「予算が合えば誰でもいい」

という案件よりも、候補者が限定されます。

さらに、希望する講師のスケジュールが空いていなければ、別の候補を探す必要があります。

そのため、

「この講師に来てもらいたい」

という希望がある場合は、開催日の半年程度前、場合によってはそれより早く相談することをおすすめします。

 

有名人を含めた講演料の相場についてはこちら

1ヶ月前でも講師を依頼できる？

「講演会まであと1ヶ月しかない」という場合でも、諦める必要はありません。

実際に、問い合わせから講演実施まで1～2ヶ月程度の案件もあります。

ただし、短期間になるほど、

「希望する講師を自由に選べる」という条件ではなくなる可能性があります。

特に人気講師の場合はスケジュールが空いていないことも多いため、

・開催日を変更できるか

・講師の候補を広げられるか

・講演テーマを多少変更できるか

・オンライン講演も選択肢に入れるか

など、条件を柔軟に考えることで選択肢が広がります。

まだ講師が決まっていなくても、ご相談ください

講演会の企画段階では、

「講師を誰にしたらいいのか分からない」

という状態でご相談いただいても問題ありません。

むしろ、開催日、参加者、講演の目的、予算などを教えていただければ、条件に合う講師を探すところからお手伝いできます。

例えば、

「社員向けの研修で、若手社員とのコミュニケーションをテーマにしたい」

「安全大会なので、眠くならない講演をしてほしい」

「周年イベントなので、ある程度知名度のある講師を呼びたい」

といったご相談でも構いません。

講師が決まっていなくても、まずはお気軽にご相談ください。

講師選びは「早ければ早いほどいい」というわけではありません

ここまで読むと、

「では、1年前から講師を探した方がいいの？」

と思われるかもしれません。

必ずしもそうではありません。

大切なのは、講演会の規模や目的、希望する講師によって適切なタイミングを考えることです。

一般的な講演会であれば3～6ヶ月前が一つの目安。

有名講師や人気講師を希望する場合は、さらに早め。

一方、講師の条件を柔軟にできるのであれば、1～2ヶ月前でも対応できる可能性があります。

つまり、

「何ヶ月前なら絶対に大丈夫」という決まりはありません。

開催日と希望条件が決まったら、まず相談してみることが一番確実です。

講師選び・講演依頼に関するよくある質問

Q. 講師選びは何ヶ月前から始めるのがおすすめですか？

一般的には、3～6ヶ月前から始めることをおすすめします。

講師の窓口が過去に取り扱った数百件の講演案件を分析したところ、問い合わせから講演実施までの中央値は133日、約4.4ヶ月でした。

ただし、1～2ヶ月程度で実施する案件もあります。

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Q. 2ヶ月前でも講師を探せますか？

はい、可能です。

過去の案件では、問い合わせから講演実施までが2ヶ月以内だったものが約20％ありました。

ただし、人気講師の場合はスケジュールの都合で選択肢が限られる可能性があります。

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Q. 1ヶ月前でも依頼できますか？

案件によっては可能です。

ただし、開催日が迫っているほど、講師のスケジュールや交通手段などの調整が難しくなります。

希望する講師がいる場合は、できるだけ早めのご相談をおすすめします。

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Q. 講師がまだ決まっていなくても相談できますか？

もちろん可能です。

講演の目的、参加者、開催時期、予算などをお知らせいただければ、条件に合う講師をご提案します。

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Q. 有名人やスポーツ選手を呼びたい場合は、いつ頃から相談すればいいですか？

人気や知名度の高い講師ほど、早めの確認がおすすめです。

特に開催日が決まっている場合は、半年程度前から相談しておくと選択肢を広げやすくなります。

講師選びは3～6ヶ月前を目安に。まずはお気軽にご相談ください

今回、講師の窓口が過去に取り扱った数百件の講演案件を分析したところ、

問い合わせ → 講演実施の中央値は133日

という結果になりました。

また、

・2ヶ月以内：約20％

・3ヶ月以内：約33％

・6ヶ月以内：約61％

・1年以内：約98％

という結果でした。

このデータから考えると、一般的な講演会では3～6ヶ月前から講師選びを始めるのが一つの目安になります。

ただし、これはあくまで過去の案件データから見た目安です。

人気講師を希望する場合や、大規模なイベントの場合は早めのご相談がおすすめです。

一方で、開催日まで1～2ヶ月しかない場合でも、条件次第では講師をご紹介できることがあります。

「まだ講師が決まっていない」という段階でも、どうぞお気軽にご相談ください。

講師選びから講演実施まで、講師の窓口がお手伝いします。

まとめ

・講師選びは3～6ヶ月前から始めるのがおすすめ

・過去の講演案件では、問い合わせから講演実施までの中央値は133日

・2ヶ月以内に実施：約20％

・3ヶ月以内に実施：約33％

・6ヶ月以内に実施：約61％

・1年以内に実施：約98％

・問い合わせから講師決定までの中央値は32日

・講師決定から講演実施までの中央値は85日

・人気講師・有名講師を希望する場合は、早めの相談がおすすめ

・1～2ヶ月前でも、条件によっては講師を探すことが可能

・講師が決まっていない段階でも相談できる

講演会の開催日が決まったら、まずはお気軽にご相談ください。